日历这个简单但又强大的软件，往往被各种金光闪闪的任务管理器、效率提高软件掩埋了光芒。
有一个让人震惊的事实是，很多商务人士并不知道如何去好好利用他们手中的日历软件，即使日历在任何平台上都是必有的预装软件，而且非常容易就能上手。
那么这篇文章就来说说如何使用你的日历。
首先我们先做一个假设，假定你在电脑端和手机端都会使用到日历软件，这样的话，两个平台间的同步问题就不得不说道一下。
本文将要介绍的内容
- 软件与同步。我们本来连提都不想提这点的（这东西就应该自然而然地正常运转），但是现在的技术还不是太成熟
- 什么事件才有资格被放进你的日历中，如何区分“约定”和“任务”
- 为了最高效地利用时间，要把你的日历制作得层次分明
- 有计划地使用“提醒事项”，以及如何善用（甚至暴力使用）它们去让你形成新的习惯
- 让日历和其他工具在一起发挥最大效能
1. 软件与同步
就像我之前所说的，在2013年的今天，我们还在讨论软件间同步的解决方案，真的是一件很囧的事。
在苹果的生态环境下，我们强烈建议你就使用iCloud，因为它能够无缝地将数据从你的Mac同步到你的iPhone和iPad上。也许一年内会有一两次失误，不过其他时候，基本没啥问题。
我们不怎么用Windows和Android，但是跟使用这些平台的人家流之后发现，在这些平台上的同步似乎还非常基础。最简单的解决办法好像是Google Calender ，他们的后台同步大概如下：
- 电脑端：Outlook同步到Google Calendar
- 手机端：Google Calendar同步到日历软件
对于苹果用户，我们有一个额外补充，尽管默认的日历软件已经非常优秀，我们还是更喜欢：
2. 什么事件才有资格被放进你的日历中？
谈这个之前我们得先弄清楚两个概念：约定和任务。
如果一件事只有在特定的时刻才能被完成，那这件事就是一个约定。而任务，恰恰相反，是你任何时候都可以去完成的事情。
这两个定义之间的区别必须非常清晰，如果你记不住，那就把这两个定义制作成一个“任务”好了。
大部分人都知道什么应该被放进你的日历：
- 工作时间
- 会议
- 社交活动
- 为你所想要做的事情预留出来的时间
- 健身/运动时间
以上内容还可以扩展一下，比如还有这些事情：
- 定时的进餐（尤其是你正在减肥或者必须严格遵守一个营养计划的时候）
- 早晚的宗教事宜
似乎大家都倾向于认为只有很“正式”的或者需要坚持去做的事情才能放到日历中。事实上，你完全可以用日历来规划你的工作，你的重要项目等等。
3. 使你的日历层次分明
有一个非常常见的问题就是：当我们制作日历时，到底该把日历做得多细致、多严格才好？
这个问题最终影响的是你的生活，你的生活方式，以及你将要做的事情。有些人（比如我）会通过把自己的进餐时间，宗教时间和工作时间放在日历里来提高自己的效率，而其他人则讨厌把这些本来就必须要做的事情加进来。
另外，不要把自己的时间切得特别碎，我们建议，一个小时，或少小不能少于半个小时的时间作为一个单元，因为去给一段少于半小时的时间做规划，真的得不偿失。
还有一个让人震惊的事实：大部分人过于遵守，或过于不遵守他们的日历
解决这个问题的最好办法是尊重你的日历，把它看做你理想的一天，然后努力去达到这个目标，但是要记住，有些时候事情会被挤到一起，所以你要学会变通。
简单来说：尽你最大努力去跟着日历走，但是不要怕不能百分之百跟着它而把自己累得一塌糊涂。
有了这个意识后，你就可以用以下这些方法来让你的日历更加灵活：
- 确定哪些会议和约定的时间是无法更改的，比如：工作中的会议，个别社交活动，计划中的早晚宗教事宜
- 当你的生活轨迹偏离了当前的日程时，你就需要在你的日志中记上一笔。如果偏离经常发生，那就证明你需要修改一下你的日程
还有一个额外的技巧是：设置一个“全天”事件来标注一个将会持续很多天的、值得注意的时间段。比如：
- 一个重要的商业伙伴来到你的城市
- 你出差到外地开会
4. 有计划地使用提醒事项
日历最强大的功能之一就是你可以根据需要，有计划地设置一个事项提醒。
大多数人已经开启了他们电脑与手机上日历的提醒功能， 通过这个功能，你可以为为一天中重要的事情设置一个事项提醒，让你不至于忘记它们。
如何实现呢？看下面的吧：
- 新建一个5分钟的事件，把这个事件的时间设置为你想要收到提醒的时间
- 在事项标题输入你要被提醒的内容
- 把事项的提醒功能改成 “在当日提醒” 或 “在时间开始时提醒”
这个功能无限强大，比方说以下的一些事情就可以通过这种方式提醒：
- 送/取回你洗的衣物。
- 在你遵守一个严格的营养计划的时候，提醒你进餐时间和辅助食品的时间。
- 重要的时间块式的项目，比如一些扩展阅读，或者其他重要任务。
你可能要问，为什么不通过像OmniFocus这样的软件来设置事项提醒呢？因为你无法确定哪些任务需要设置提醒，哪些又不需要，而且，如果你手头上有一堆的任务，你第二天很有可能有十几二十个任务将要到期，想象一下如果所有这些都任务都设置了提醒，你会多么手忙脚乱，这根本无济于事。
另外要记住，如果你想保证你不会迟到，一些普通的社交活动也是加上事项提醒的。我到现在还很吃惊很多人没有办法正确地预测从家里/公司到自己要去的地方是需要10、30还是60分钟，这种失误的最终结果就是迟到。
5. 确保日历与其他工具能够很好地配合
那么，你的日历该怎么加入到你的工作流程中呢？
记住，“任务”这种东西一定要放到专门的todo列表或任务管理器中，绝不是你的日历。尽管很多软件公司都尝试过日历和todo列表或任务管理器揉和在一起，但我还是劝你把他俩分开处理。
早上起来的时候，你就应该先瞥一眼日历，看看今天的生活旋律如何，之后再来决定你的舞步，并且在这一整天当中，你都要经常去参照当天的日历。至于你的那些任务，当一天结束的时候，看看你完成了哪些，以及还有哪些没完成，这样你就能为第二天制作新的旋律了。
6. 接下来的任务
- 打开你的日历。
- 从今天开始规划“理想的一天”，在以后的每周每月每年都要坚持。
- 把日程都安排好。
- 计划性地设置事项提醒。
翻译： @米斯特苹果
原文来自: AsianEfficiency
